浅析展会开幕式的组织工作
来源：转载自张凡的会展洞察公众号
日期：2021-02-10 15:10:52
2020年11月27—30日，第17届中国—东盟博览会在中国南宁成功举办，开幕大会以“同舟共济 云聚丝路”为主题，围绕这一主线通过触动人心的主题短片、领导人划桨动作、大屏缓缓升起的船帆传递出“一带一路”乘风破浪、开拓新局的宏伟魄力，展现中国与东盟各国民心相通、同舟共济、共享繁荣，引发共鸣。关于展会开幕式的组织工作，看看行业大咖——中国会展经济研究会统计委原副主任张凡有何见解。
展会开幕式，是展会最为常见的配套活动。开幕式是标志展会开启的仪式，又称为开幕典礼。
展会开幕式，是展会最为常见的配套活动。开幕式是标志展会开启的仪式，又称为开幕典礼。
创意开幕式活动的三要素
显示仪式感和礼仪性，是策划展会开幕式活动的要旨。因此，创意开幕式活动的重点不是内容而是形式。其形式上的创意集中于场地布置、气氛营造、剪彩形式三方面。
场地布置 | 主要是典礼台搭建和背景板制作。在设计上通常强调大气、庄重或热烈。
气氛营造 | 指采用搭建拱门、施放气球标语、安排乐队演奏或鼓乐表演、燃放烟花以及组织观众观看等方式，用以渲染开幕式活动的热烈气氛。
剪彩形式 | 除请出席嘉宾用剪刀剪断彩带、以示展会开幕之外，还可创意多种方式。开幕式活动的创意应符合展会主办方的意图，审美应切合展会主题。一般而言，创意新颖且计算手段运用复杂的开幕式活动，投入就越大。
开幕式活动的组织工作措施
制定组织工作方案
开幕式活动基本是在展会开幕的当天上午举行，而且是在展会开馆之前举行，由于邀约出席典礼的嘉宾较多、现场观礼的人群聚集，加之诸多议程需要在短时间完成，故而组织工作并不轻松。因此，需要预先制定方案以避免工作不落实或“打乱仗”。
开幕式的组织工作方案包括举办时间、场地及布置要求、邀约嘉宾、活动议程等内容。开幕式场地一般选择在参观者进入展馆正门的室外广场，也有选择在展馆之内的序厅。举办开幕式的时间不宜太长，一般控制在30分钟左右。时间超过一小时，对观众进馆参观会造成不利影响。
抓住重点工作
开幕式活动组织工作方案确定后，须明确专人负责抓落实。其重点工作有：
一是，邀请嘉宾。要根据展会礼仪或宣传需要，拟定出席嘉宾名单。可以通过电话、信函甚至登门发出邀请。接受邀请的嘉宾，应发送请柬。邀请高级别嘉宾的工作，须按规定程序提前进行（如邀请国家级领导人，须按相关规定逐级请示）。对于外地或境外的嘉宾，要在对方接受邀请后落实接待安排。
二是，确定开幕式议程。一般包括主持人介绍出席嘉宾、主办方代表致辞、嘉宾代表致辞、参展商代表致辞、嘉宾宣布展会开幕、嘉宾剪彩等议程。设置议程根据主办方的需要，可以增加，如播放宣传展会的视频短片；也可以简化，如致辞只安排一位嘉宾。在确定议程时，要确定主持人。
三是，对接服务商。对接搭建公司，提出典礼台及背景板的制作要求，审查设计效果图，督促其按时搭建，监督工程质量。对接礼仪公司，确定开幕式气氛营造、礼宾接待事宜。
四是，代拟致辞稿和主持稿。为致辞的主办方代表或嘉宾代表代拟讲稿。为主持人提供主持稿。
五是，把控服务嘉宾的导引环节。在开幕式活动中，导引嘉宾有两个重要环节：一个是嘉宾登临典礼台，一个是开幕式结束嘉宾进馆参观。前者要导引嘉宾及时登台，并站位无误；后者要导引嘉宾分流参观，并导引高级别嘉宾参观需要推广的展区/展台。此两个环节的导引须事先计划，安排人手负责导引。高级别嘉宾参观环节的导引，应由主办方负责人担任（陪同）。其需在陪同参观过程中向嘉宾介绍展会、引见知名参展商代表。在高级别嘉宾参观展会后，主办方负责人应亲送嘉宾离开展馆。
做好现场调度与服务
设置开幕式活动总调度（类似文艺演出的舞台总监），下设嘉宾接待、典礼音响、气氛营造、媒体接待等项工作的负责人，根据开幕式组织工作表的安排，各司其职开展工作。开幕式组织工作表由总调度提前编制，并组织参与人员讨论细节，明确职责。
高级别嘉宾出席的开幕式，须提前组织彩排。彩排应请相关政府部门领导审看，以确认相关工作流程，查找存在的问题。彩排中，要重点演练嘉宾到达展会现场、临时休息、登上典礼台、典礼台站位、开幕式结束后进馆参加（参观路线）、离开展馆以及维安工作等环节。
针对开幕式中易于突发问题的环节，如音响、电子屏幕、典礼台嘉宾站位、礼宾人员服务、天气变化（下雨）、宣布开幕后观众涌入展馆等，制定应急预案，防止关键时刻“掉链子”导致的尴尬或失礼场面。
张凡看开幕式
在中国展览界尤其是政府展会，长期存在“开幕式举办成功，展会就成功了一半”的说法。
我认为，开幕式并非展会必须的配套活动。举办开幕式对观众的正常参观有一定影响，而且耗费主办方投入。展会成功的标准是客商满意，而不是盛大热闹的开幕式。从营销角度看，新项目举办开幕式的作用大于老项目。
在国际展览界，热衷于举办开幕式活动的主要是中国主办方，尤其是政府展项目。国外经贸展会很少举办开幕式，即便举办也非常简朴。
因遏制奢靡之风和反对形式主义，国内政府展的开幕式活动在2010年之后受到限制。将展会开幕式与同期举办的大型、高级别会议开幕式合并举办，是一些政府展会的应变举措。这种开幕式在会场举办，其议程作为会议议程的一部分，组织工作较单独举办展会开幕式大为简化。
转载自张凡的会展洞察公众号，略有修改。
